Возврат
техники
Юридическая консультация по телефону
  • Москва:
    +7 (499) 450-50-73
  • Санкт-Петербург:
    +7 (812) 245-38-67
Мы в соц. сетях

Как правильно ответить на запрос о предоставлении информации?

При осуществлении экономической деятельности в адрес организации не раз поступают требования, просьбы о предоставлении информации. Грамотный, ясный ответ, является инструментом во взаимоотношениях с контрагентами и государственными органами. Без навыков деловой переписки написать обращение затруднительно. В статье приведен порядок, требования, предъявляемые к его написанию. Наглядно описан пример положительного и отрицательного решения вопроса.

В каких случаях необходимо?

В составлении ответов возникает необходимость при обращении в адрес предприятия со стороны:

  • Государственного органа (при запрашивании информации о деятельности учреждения, финансовой отчетности или данных конкретного работника).
  • Контрагента в гражданско-правовом договоре (например, вследствие направления протокола разногласий к соглашению поставки, предложения предать товар ранее установленного договором срока).
  • Суда (ввиду истребования доказательств по конкретному делу, приглашения свидетелей).
  • Кредитной организации (о наличии непогашенных денежных обязательств, увеличении процентов по банковскому вкладу).
  • Гражданина (об имеющихся вакансиях в организации, о возможности прохождения практики).

Характер ответного письма

Правомерно разделить отзыв на запрашиваемую информацию на две группы:

  • Положительные – притязания адресата удовлетворяются полностью или частично и выражаются в предоставление требуемых сведений, документов.
  • Отрицательные – предполагают обоснованное отклонение просьбы в передаче данных или отказ в принятии предложения.

Основной особенностью обоих ответов является сущность внутреннего содержания текста. При принятии положительного решения по запросу следует предоставить всю требуемую информацию и в полном объеме удовлетворить требования обратившегося. В результате развернутого отзыва, вопросы и неопределенность у контрагента не должны возникнуть. Принятие отрицательного решения влечет необходимость в указании мотивированных причин отказа.

Требования к оформлению

При наличии фирменного бланка предприятия, на котором отражены его реквизиты, ответ печатается на нем.

Документ должен содержать следующие неизбежные позиции:

  1. В верхнем левом углу указываются данные, позволяющие идентифицировать организацию, направляющую отзыв (полное наименование, реквизиты, юридический адрес, телефон). В правом углу документа указываются должность и фамилия, имя отчество руководителя и наименование физического или юридического лица, в адрес которого направляется ответ. В большинстве случаев он направляется на имя директора. В журнале исходящей корреспонденции отражается присвоенный письму регистрационный номер, дата. Требование об указании наименования письма в заголовке не является обязательным.
  2. Далее, следует уважительное обращение к представителю предприятия, обратившемуся лицу. К примеру: «Уважаемая Ирина Сергеевна!», «Господин Эрнст!».
  3. Написание основной части. Характер ответа, в зависимости от вида, будет отличаться по содержанию. При положительном отзыве в нем должны быть указаны исходящий номер, дата запроса, на который дается ответ, кратко обозначена тема и принятое решение. В случае отрицательного, требования в отношении регистрационного номера, даты, сути запроса сохраняются, обязательным к указанию являются обстоятельства отказа и констатирование факта.
  4. Список приложенных документов. Если в адрес другой стороны направляется требуемая документация, необходимо указать ее перечень и количество листов.
  5. Отзыв должен быть подписан руководителем организации и заверен печатью.
  6. Внизу документа (слева) проставляются фамилия и инициалы ответственного исполнителя и номер телефона, для возможности уточнения сведений.

Положительное решение

 

ООО «Автошик»                                                                  Генеральному директору

г. Москва, ул. Песчаная, 13                                                 ООО «Автомир»

тел. (095) 956-13-14                                                                 Иванову В.С.

факс (095) 745-12-98

ОКПО 6359874, ОГРН 1234567891234

ИНН/КПП 69623256/659871

 

01-04/21 от 15.09.2019

на № 17 от 1.09.2019

Уважаемый Владимир Семенович!

На ваше обращение от 1 сентября 2019 года № 17 о возможности оказания услуг по ремонту автомобилей, сообщаем, что ООО «Автошик» принимает на себя обязательства по выполнению работ – ремонту автомобилей в предлагаемый срок до 1 октября 2019 года, в соответствии с утвержденными расценками на 2019 год (прилагается).

В связи с длительным сотрудничеством между нашими фирмами предоставляем     5 % скидку на весь объем выполненных работ.

Приложение: Расценки 2019 г. –  на 10 листах.

 

Генеральный директор ООО «Автошик»                                                 Степанов П.П.

 

 

Отрицательное решение

 

ООО «Глюкоза»                                                                  Судье Арбитражного суда

г. Москва, ул. Житная, 14                                                 Тихомирову В.М.

тел. (095) 986-18-11

факс (095) 755-19-18

ОКПО 6353879, ОГРН 1934967891634

ИНН/КПП 69623556/819671

 

01-08/02 от 01.10.2019

на № 589 от 10.09.2019

Глубокоуважаемый Виктор Михайлович!

По запросу суда от 10 сентября 2019 г. № 589 о направлении отчетной документации за 2001 год, сообщаем, что предоставить истребуемую отчетность невозможно, в связи с ее уничтожением в результате пожара, Акт о пожаре прилагается.

Дополнительно сообщаем, что затребуемые финансовые материалы составляют коммерческую тайну предприятия, и могут быть предоставлены в случае рассмотрения дела в закрытом судебном заседании.

Приложение: Акт о пожаре в 2014 году  – на 9 листах.

Директор ООО «Глюкоза»                                                                             Петров И.В.

 

Грамотно написанное деловое обращение в адрес контрагента, органа государственной власти, гражданина является залогом определенности во взаимоотношениях. Требования в отношении грамотности написания, предоставления достоверных сведений, четкости и ясности в позиции отвечающего являются своеобразной этикой официального общения.

 

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (Пока оценок нет)
Loading...
Консультант

Павел Полянский

Опыт работы юристом с 2003 года. Окончил Московский государственный открытый университет с красным дипломом. Специализация — защита прав потребителей.

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ваш комментарий будет опубликован после проверки модератором.